Chính sách quyền riêng tư của MeetReady

1. Chúng tôi là ai

MeetReady do HAIKOTEK COMPANY LIMITED (CÔNG TY TNHH HAIKOTEK) phát triển, mã số doanh nghiệp 0318449407, địa chỉ 44/24A Trương Phước Phan, Khu phố 1, Phường Bình Trị Đông, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam (“chúng tôi”, “Haikotek”). Liên hệ về dữ liệu cá nhân: info@haikotek.com.

Với dữ liệu nằm trên điện thoại của bạn (mục 4, nhóm A), chúng tôi không nhận được và không đọc được. Với dữ liệu nêu ở mục 4, nhóm B (hồ sơ gói trả phí trên máy chủ của chúng tôi), chúng tôi là bên quyết định mục đích và phương tiện xử lý. Với dữ liệu nằm ở nơi bạn tự chọn (iCloud của bạn, thư mục của bạn, nhà cung cấp AI bạn tự cấu hình), bạn là người quyết định, như mô tả ở mục 4, nhóm C.

2. Luật áp dụng

Chính sách này được viết theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026) và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn luật này. Chúng tôi cũng viết theo hướng dẫn của App Store (Guideline 5.1.1) và yêu cầu khai báo an toàn dữ liệu (Data safety) của Google Play, để những gì ghi ở đây khớp với những gì chúng tôi khai với cửa hàng.

3. Tóm tắt

• MeetReady không có tài khoản. Chúng tôi không hỏi email, số điện thoại hay giấy tờ của bạn.
• Kho bí mật (mật khẩu, biến môi trường ENV, liên kết, ghi chú), ghi chú họp và việc cần làm được mã hoá trên điện thoại bằng AES-256-GCM. Khoá mở được tạo từ mật khẩu chính của bạn (PBKDF2, 600.000 vòng) và từ 12 từ khôi phục. Chúng tôi không có khoá.
• MeetReady đọc lịch của hệ thống ở chế độ chỉ đọc, ngay trên máy để dựng Meeting Kit. Nội dung lịch không được gửi cho chúng tôi.
• Không micro, không ghi âm, không ghi lại cuộc họp. Ghi chú sau họp do bạn tự gõ.
• Đồng bộ (tuỳ chọn, thuộc gói Pro) đi qua iCloud của chính bạn (iPhone) hoặc thư mục bạn chọn (Android). Không có máy chủ trung chuyển của MeetReady.
• AI là tuỳ chọn: mẫu có sẵn (không rời máy), AI trên máy của Apple, hoặc khoá riêng của bạn (BYOK). Với BYOK, app xin sự đồng ý rõ ràng của bạn trước; sau đó nội dung đi thẳng từ điện thoại tới nhà cung cấp bạn chọn, không đi qua Haikotek. Trước khi gửi, một bộ lọc cứng gỡ các bí mật, và bạn xem được nội dung sẽ gửi.
• Khi bạn mua gói Pro, Apple hoặc Google xử lý thanh toán. Máy chủ của chúng tôi chỉ nhận bằng chứng mua hàng của cửa hàng (giao dịch của Apple hoặc mã mua của Google Play), một mã cài đặt ngẫu nhiên, phần công khai của khoá thiết bị và trạng thái gói. Máy chủ không bao giờ nhận nội dung kho, tên, email, Apple ID hay thông tin thẻ.
• Không quảng cáo, không bán dữ liệu, không có công cụ phân tích hay SDK theo dõi của bên thứ ba trong app.

4. Dữ liệu được xử lý, để làm gì, ở đâu và giữ bao lâu

Nhóm A. Dữ liệu trên điện thoại của bạn. Chúng tôi không nhận được các dữ liệu này.

Nhóm B. Dữ liệu chúng tôi nhận và lưu trên máy chủ. Phát sinh khi bạn mua hoặc khôi phục gói Pro, đổi mã quà tặng, gia hạn quyền Pro, hoặc khi app kiểm tra xem thanh toán đã mở chưa (xem bảng). Máy chủ (Haikotek Platform, api.haikotek.com) đặt tại Tokyo (Nhật Bản / Japan), do Vultr (The Constant Company, LLC) cung cấp. Không bảng nào dưới đây có cột tên, email hay số điện thoại, và không bao giờ có nội dung kho, ghi chú, việc cần làm hay lịch được gửi tới máy chủ.

Nhóm C. Dữ liệu chuyển tới bên bạn chọn. Chúng tôi không nhận các dữ liệu này, nhưng chúng rời điện thoại theo lựa chọn của bạn:

• Đồng bộ qua iCloud (iPhone, tuỳ chọn, thuộc gói Pro). Dữ liệu đã mã hoá được lưu trong cơ sở dữ liệu riêng (CloudKit private database) của tài khoản iCloud của bạn. Apple xử lý dữ liệu này theo tài khoản của bạn, theo chính sách của Apple. Chúng tôi không có quyền truy cập.
• Đồng bộ qua thư mục bạn chọn (Android, tuỳ chọn, thuộc gói Pro). App ghi dữ liệu đã mã hoá vào thư mục bạn chọn bằng bộ chọn tệp của Android. Nơi thư mục đó nằm (bộ nhớ máy, dịch vụ đám mây bạn dùng) và chính sách của nơi đó do bạn quyết định.
• AI bằng khoá riêng (BYOK, tuỳ chọn, thuộc gói Pro). Trước yêu cầu đầu tiên tới điểm cuối AI của riêng bạn, app hiện hộp thoại nói rõ sẽ gửi gì và gửi cho ai, và không gửi gì nếu bạn không đồng ý rõ ràng (“Tôi đồng ý”; “Để sau” thì không gửi). Sau đó, khi bạn bấm tạo brief bằng nhà cung cấp mình chọn, app gửi một phần nội dung thẳng từ điện thoại tới nhà cung cấp đó bằng khoá của bạn. Dữ liệu không đi qua máy chủ của Haikotek. Trước khi gửi, bộ lọc cứng của app gỡ các giá trị bí mật khỏi nội dung, và bạn xem được nội dung sắp gửi. Nhà cung cấp xử lý dữ liệu theo chính sách của họ và theo thoả thuận giữa bạn với họ; hãy đọc chính sách đó trước khi dùng.
• AI trên máy của Apple (iPhone, thuộc gói Pro). Xử lý ngay trên máy, không gửi ra ngoài. Bản Android hiện chưa có.

Chúng tôi không thu thập: vị trí, danh bạ, micro hay âm thanh, ảnh của bạn, mã định danh quảng cáo, kiểu máy, nhật ký sử dụng, số tài khoản ngân hàng. App không có công cụ phân tích hay quảng cáo của bên thứ ba.

5. Quyền app xin

• Lịch (iOS: truy cập lịch; Android: đọc lịch): chỉ đọc cuộc họp sắp tới để dựng Meeting Kit. Dữ liệu lịch ở lại trên máy.
• Thông báo: nhắc họp, tạo ngay trên máy, không dùng dịch vụ đẩy thông báo từ máy chủ. Khi máy khoá, nội dung thông báo là chữ chung chung.
• Face ID / vân tay / khuôn mặt (tuỳ chọn): để mở khoá kho và xác nhận trước khi hiện hoặc sao chép một bí mật. Dữ liệu sinh trắc do hệ điều hành xử lý; app và chúng tôi không nhận được.
• Internet: dùng để xác minh giao dịch và gia hạn quyền Pro với máy chủ của chúng tôi (api.haikotek.com), cho việc kiểm tra thanh toán đã mở chưa như mục 4, để đổi mã quà tặng (Android), đồng bộ iCloud (iPhone) và gọi nhà cung cấp AI bằng khoá của bạn (BYOK). Không bao giờ mang nội dung kho.
• Báo thức chính xác và khởi động lại (Android): để nhắc họp đúng giờ và đặt lại nhắc sau khi máy khởi động.
• Bản Android đặt allowBackup=false (không đưa dữ liệu vào sao lưu tự động của Android) và chặn chụp màn hình ở bản phát hành.

6. Mục đích và căn cứ xử lý

Chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu cho các mục đích sau: (a) chạy app trên máy của bạn; (b) cấp, gia hạn và thu hồi quyền dùng gói Pro, và đổi mã quà tặng; (c) chống lạm dụng và giữ an toàn cho máy chủ; (d) trả lời khi bạn liên hệ; (e) tuân thủ nghĩa vụ pháp lý.

Căn cứ. Căn cứ chính là sự đồng ý của bạn theo Điều 9 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân: tự nguyện, cho từng mục đích cụ thể và thể hiện rõ. Bạn đồng ý khi cấp quyền lịch, khi tự bật đồng bộ, khi bạn đồng ý rõ ràng trong hộp thoại trước yêu cầu đầu tiên tới nhà cung cấp AI của mình (BYOK), khi mua hoặc khôi phục gói. Với hồ sơ gói, chúng tôi còn dựa vào việc thực hiện giao dịch mà bạn yêu cầu và nghĩa vụ lưu chứng từ theo pháp luật. Bạn rút lại sự đồng ý được bất cứ lúc nào (mục 10); việc rút lại không ảnh hưởng tới phần đã xử lý trước đó.

Bạn dùng được MeetReady hoàn toàn trong máy mà không cần mua gì. Khi đó thứ duy nhất app có thể gửi tới máy chủ của chúng tôi là việc kiểm tra thanh toán đã mở chưa ở mục 4, không mang nội dung hay dữ liệu mua hàng. Chúng tôi không dùng dữ liệu cho quảng cáo, không lập hồ sơ về bạn, không ra quyết định tự động có ảnh hưởng tới bạn.

Dữ liệu nhạy cảm. Kho có thể chứa mật khẩu, khoá truy cập và thông tin của khách hàng bạn. Vì vậy app được thiết kế để chúng tôi không giữ bản đọc được của chúng, và để dữ liệu ở lại trên thiết bị của bạn.

7. Thanh toán qua Apple và Google

Mọi thanh toán gói Pro do Apple (App Store) hoặc Google (Google Play) xử lý theo chính sách riêng của họ: Apple và Google. Chúng tôi không nhận tên, email, Apple ID, tài khoản Google hay thông tin thẻ của bạn. Chúng tôi chỉ nhận mã giao dịch, mã sản phẩm và trạng thái gói như bảng ở mục 4. Quyền Pro gắn với Apple ID hoặc tài khoản Google đã mua, không gắn với tài khoản MeetReady (vì không có). Muốn dùng lại trên máy mới, bấm “Khôi phục giao dịch” trong app.

8. Chia sẻ và chuyển ra nước ngoài

• Nhà cung cấp máy chủ (Vultr (The Constant Company, LLC)): lưu giúp chúng tôi các hồ sơ nhóm B. Họ không có nội dung kho của bạn vì kho không bao giờ tới máy chủ của chúng tôi.
• Apple và Google: xử lý thanh toán và gửi cho chúng tôi thông báo về gói như mục 7. Apple còn xử lý dữ liệu iCloud nếu bạn bật đồng bộ iPhone. Họ là bên độc lập với chúng tôi.
• Nhà cung cấp AI do bạn chọn (chỉ khi bạn dùng BYOK): nhận nội dung bạn gửi như mục 4, nhóm C.
• Không bán, không cho thuê, không trao đổi dữ liệu với bên nào khác. Chỉ cung cấp cho cơ quan nhà nước khi pháp luật buộc, và vì không có khoá, chúng tôi không có nội dung kho để cung cấp.

Chuyển dữ liệu ra nước ngoài. Máy chủ đặt tại Tokyo (Nhật Bản / Japan). Nếu nơi đó nằm ngoài Việt Nam thì việc lưu hồ sơ ở đây là chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài. Dữ liệu chuyển đi chỉ gồm các hồ sơ ở nhóm B, không có nội dung kho, ghi chú hay lịch của bạn. Chúng tôi lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài và gửi cơ quan chuyên trách về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Điều 20 của Luật. Dữ liệu iCloud do Apple xử lý và dữ liệu BYOK do nhà cung cấp AI bạn chọn xử lý nằm ngoài phạm vi này, vì chúng đi theo lựa chọn và tài khoản của bạn.

9. Thời gian lưu và xoá

Thời gian giữ từng loại dữ liệu nằm trong cột cuối của các bảng ở mục 4. Thêm vào đó:

• Sổ thông báo của cửa hàng (các thông báo Apple và Google gửi về) giữ 90 ngày; nhật ký sự kiện (kiểm toán) giữ 24 tháng; chỗ thiết bị đã trả lại giữ khoảng 13 tháng; nhật ký truy cập của máy chủ web giữ 14 ngày.
• Bản sao lưu của máy chủ được mã hoá và giữ dưới dạng 7 bản hằng ngày và 4 bản hằng tuần (khoảng 5 tuần); dữ liệu đã xoá biến mất khi bản cuối cùng chứa nó hết hạn. Nhật ký truy cập của máy chủ không bao giờ nằm trong bản sao lưu.
• Nếu pháp luật buộc giữ hồ sơ (kế toán, thuế) hoặc cần giữ để giải quyết khiếu nại đang diễn ra, chúng tôi giữ phần đó tới hết thời hạn cần thiết và chỉ dùng cho mục đích này.
• Tự xoá trong app: xoá từng mục, xoá workspace, hoặc gỡ app để xoá dữ liệu của app khỏi máy. Dữ liệu trong iCloud hoặc thư mục đồng bộ của bạn do bạn xoá ở nơi đó (xem trang xoá dữ liệu).
• Yêu cầu xoá hồ sơ gói và mã quà tặng trên máy chủ của chúng tôi: xem trang xoá dữ liệu. Cách nhanh nhất là gửi mã đơn hàng của bạn.

10. Quyền của bạn và cách thực hiện

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền được biết, đồng ý hoặc không đồng ý, xem, rút lại sự đồng ý, xoá, nhận bản sao, chỉnh sửa, hạn chế xử lý, phản đối xử lý, khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại và tự bảo vệ. Vì dữ liệu kho nằm trên điện thoại của bạn, phần lớn quyền này bạn tự thực hiện ngay trong app:

• Xem, sửa, xoá: trực tiếp trên từng mục, workspace, ghi chú, việc.
• Nhận bản sao: xuất tệp bảo vệ bằng mật khẩu (HPV1) hoặc dùng bản sao lưu mã hoá trong Cài đặt.
• Rút đồng ý: thu hồi quyền lịch hoặc thông báo trong cài đặt hệ điều hành; tắt đồng bộ; xoá khoá BYOK và từ chối hộp thoại đồng ý AI; gỡ app để xoá dữ liệu trên máy.

Với dữ liệu trên máy chủ của chúng tôi (nhóm B), gửi yêu cầu tới info@haikotek.com. Vì hồ sơ của chúng tôi không có tên hay email, hãy gửi kèm mã hỗ trợ hiện trong app (Cài đặt → Giới thiệu, dạng MRS-XXXXX-XXXXX), là cách dễ nhất, hoặc mã đơn hàng trong email biên lai của Apple hoặc Google Play, hoặc mã quà tặng MR-…, để chúng tôi tìm đúng hồ sơ (xem trang xoá dữ liệu). Chúng tôi có thể hỏi thêm để chắc người yêu cầu chính là bạn.

Các thời hạn trên đã tính cả thời gian nhà cung cấp máy chủ phối hợp. Với yêu cầu phức tạp, luật cho phép kéo dài một lần; khi đó chúng tôi báo bạn lý do bằng văn bản. Bạn cũng có thể khiếu nại tới cơ quan chuyên trách về bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam hoặc khởi kiện tại toà án.

11. Trẻ em

MeetReady dành cho người từ 18 tuổi trở lên và không hướng tới trẻ em. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của người dưới 16 tuổi, độ tuổi mà luật coi là trẻ em. Nếu bạn là cha mẹ hoặc người giám hộ và thấy con đã dùng MeetReady, hãy nhắn cho chúng tôi để xoá hồ sơ liên quan trên máy chủ.

12. Bảo mật và thông báo sự cố

Dữ liệu kho được mã hoá bằng AES-256-GCM với khoá dữ liệu ngẫu nhiên; khoá này được bọc bằng khoá sinh từ mật khẩu chính của bạn (PBKDF2-SHA256, 600.000 vòng) và, một bản bọc thứ hai, bằng khoá từ 12 từ khôi phục. Nhập sai mật khẩu 5 lần sẽ kích hoạt khoá chờ tăng dần. Khoá BYOK nằm trong Keychain hoặc Keystore. Kết nối tới máy chủ của chúng tôi dùng TLS. Mã tham chiếu của cửa hàng được giữ dưới dạng mã băm một chiều có khoá, mã mua của Google Play được mã hoá, và chỉ đội kỹ thuật được truy cập.

Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối: hãy cất 12 từ khôi phục ở nơi an toàn, tách khỏi điện thoại. Nếu bạn quên mật khẩu chính và mất cả 12 từ khôi phục, không ai, kể cả chúng tôi, mở lại được kho.

Nếu xảy ra sự cố lộ hoặc mất dữ liệu cá nhân, chúng tôi thông báo cho cơ quan chuyên trách về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện, và thông báo cho bạn khi luật yêu cầu hoặc khi sự cố có thể gây hại cho bạn. Vì kho không nằm trên máy chủ của chúng tôi, sự cố ở máy chủ không làm lộ nội dung kho.

13. Thay đổi chính sách

Khi chính sách thay đổi, chúng tôi cập nhật ngày ở đầu trang và báo trong ghi chú phiên bản. Nếu thay đổi mở rộng dữ liệu được xử lý hoặc mục đích xử lý, app sẽ hỏi bạn trước và chỉ xử lý khi bạn đồng ý.

14. Liên hệ

Mọi câu hỏi, yêu cầu về dữ liệu cá nhân hoặc khiếu nại: info@haikotek.com. Thư gửi tới CÔNG TY TNHH HAIKOTEK, 44/24A Trương Phước Phan, Khu phố 1, Phường Bình Trị Đông, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

15. Trang web thu thập gì

• Trang web không thu thập email và không đặt cookie. Không có biểu mẫu đăng ký, không có tài khoản.
• Không có công cụ phân tích hay quảng cáo chạy trên trang, và trang không tải phông chữ, mã hay hình từ máy chủ bên ngoài.
• Trình duyệt của bạn lưu một giá trị “mr-theme” trong bộ nhớ cục bộ để nhớ chế độ sáng hoặc tối. Giá trị này ở lại trên thiết bị của bạn, không được gửi đi.

16. Nhật ký máy chủ và đo lường

Như mọi trang web, máy chủ và mạng phân phối nội dung (CDN) ghi nhật ký truy cập kỹ thuật: địa chỉ IP, thời điểm, trang được tải, loại trình duyệt. Chúng tôi dùng để giữ an toàn và xử lý sự cố, giữ tối đa 14 ngày rồi xoá.

Để biết trang xuất hiện thế nào trên tìm kiếm, chúng tôi có thể dùng Google Search Console. Công cụ này đo ở phía tìm kiếm, không chạy trên trang này.

17. Khi bạn nhắn cho chúng tôi

Nếu bạn gửi thư tới info@haikotek.com, chúng tôi dùng nội dung thư và địa chỉ của bạn để trả lời bạn, và giữ thư trong hộp thư của công ty cho tới khi không còn cần thiết. Đừng gửi mật khẩu, khoá truy cập, số thẻ hay ảnh giấy tờ.